第一条　为使政协金华市委员会办公室（以下简称办公室）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条　办公室的公文（包括电报，下同）是办公室所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关保密规定，确保国家秘密的安全。

第六条　办公室是公文处理的管理机构，主管公文处理工作。办公室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对办公室公文处理工作的领导和检查。

第七条　办公室的公文种类主要有：

（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定 用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员。

（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通告 用于公布社会各有关方面应当周知的事项。

（五）通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。

（六）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示 用于向上级机关请求指示、批准。

（九）条例 用于制定规范政协组织的工作、活动和政协委员行为的规章制度。

（十）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十一）函 用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

（十二）会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。密级分绝密、机密、秘密三等。保密期限在1年及1年以上的，标注为“×密★×年”；保密期限在1年以内的，标注为“×密×个月”；保密期限为长期的，标注为“×密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“×密★”。保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密事项10年认定。密级和保密期限标注于公文首页版心右上角第一行。

（二）“绝密”、“机密”级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文份数确定，一般编6位数，从“000001”起编。份号标注于公文首页版心左上角第一行。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度标注于密级和保密期限下方。

（四）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“中国人民政治协商会议金华市委员会文件”、“中共政协金华市委员会党组文件”。联合行文，主办机关排列在前。

（五）发文字号应当包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（六）上行文应标注签发人、会签人姓名，“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

（七）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外（并列的几个机关名称之间加一个空格），一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文机关名称，但应当在文末或标题之下写明。

（八）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送机关名称。主送机关名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。

（九）公文如有附件，应当在正文之后（空两行）、发文机关署名之前注明附件顺序和名称。

（十）发文机关署名，一般用规范简称，如“政协金华市委员会”、“中共政协金华市委员会党组”，也可用全称，标注于正文右下方。不注明主送机关的公文不署发文机关名称。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文署最后签发机关负责人的签发日期；电报以发出日期为准。如领导签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办部门确定。成文日期一般标注在发文机关署名下方；不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。成文日期用中文数字标注，如“二○○五年一月一日”。

（十二）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。加盖印章后，不再印注发文机关名称。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十三）政协全体会议、常委会会议、主席会议等会议讨论通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

（十四）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施解决，不得采用标识“此页无正文”的方法来解决。

（十五）公文如有附注（“此件发至县团级”、“此件可登报”等需要说明的其他事项），应当加括号标注。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。

（十六）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。标注的位置在抄送机关上方。电报、会议纪要不标注主题词。

（十七）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

1.一般按党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、民主党派、群众团体、各县（市、区）政协、事业单位、企业单位的顺序排列。

2.普发性文件抄送机关为“市委、市人大常委会、市政府办公室，市委统战部，市级各民主党派、工商联、有关人民团体”。抄送机关标注在主题词与印发机关之间，并用横线与主题词、印发机关和印制日期隔开。

3.公文尾标中的抄送范围

（1）请示、报告、批复、函的公文，一般只发主送机关，需要时可抄送有关平行机关。

（2）视察（调查）报告、建议案、通知、规定，除主送机关外，可抄市委、市政府有关部委办局、有关县（市、区）。

（十八）公文双面印刷，版记应标注在公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（十九）公文字体型号，文件标题用2号小标宋，发文字号、签发、正文用3号仿宋体字，文件尾标中的主题词，用3号黑体字，抄送范围、承办单位、印发日期用4号仿宋体字。

第九条 办公室主要文件形式为：

（一）《中共政协金华市委员会党组文件》。此格式适用于召开政协全体会议的请示和全体会议情况的报告，以及其它组织、机构、干部任用等方面的事项。

（二）“政协金华市委员会文件”。此格式适用于发布重要的工作部署，增补、撤销委员，以及全体会议、常委会会议通过的建议案、重要决定、意见等。

（三）“政协金华市委员会办公室文件”。此格式适用于报送视察、调查报告、有关重要问题的情况反映、机关规章制度的颁布、机关科级干部的任免通知、全局性的重要活动、重要会议的通知、通报，以及询问和答复问题，商洽工作，向有关主管部门提出申请等。

（四）“政协金华市委员会办公室文件（xxxx）”。此格式适用于政协及各专门委员会组织调研、视察、召开非全局性的各类座谈会、通报会、约谈会等会议、活动的通知和有关情况的通报等。括号内按不同文种分别加注“通知”、“通报”等。

（五）会议纪要分为《党组会议纪要》、《主席会议纪要》、《秘书长会议纪要》、《专题会议纪要》等。

第十条　文字一律从左至右横写、横排。

第十一条　公文用纸统一采用国际标准A₄型（210mm×297mm），左侧装订。

第十二条　行文应当确有必要，注重效用。

第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十四条　内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第十五条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

“报告”中不得夹带请示事项。

第十六条　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条　发文办理指以办公室名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期要写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。外文附件应当附参考中文译文。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第二十条　各部门草拟或代拟的公文，须经部门负责人核签，并填写公文拟稿单后交办公室秘书处核稿，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。秘书处核稿后，送办公室分管文字的副主任审核，再按权限分工，送办公室主任、秘书长、副主席、主席签发。

第二十一条　公文签发权限：

以市政协名义上报和印发的公文，由主席或分管副主席签发。根据主席或副主席委托，也可由秘书长签发。

以市政协党组名义上报和印发的公文，由党组书记或副书记签发。

以市政协办公室名义上报和印发的公文，一般由办公室主任或分管副主任签发。但凡涉及全局性内容的公文，必须报请主席或副主席、秘书长审定后，由办公室主任签发。

修改、签发公文，一律用钢笔或毛笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。

第二十二条　公文正式制发前，办公室秘书处应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿内容进行修改的，应按程序复审。

第二十三条　主送市委、市政府的请示、报告、意见，一般需报送15份。需市委常委会会议、书记办公会议审议的报送35份。

第二十四条　文件（金政协、金政协办、金政协办发）会内送阅范围是：本会主席、副主席、秘书长，驻会副秘书长、办公室正副主任、调研员、副调研员，各专委会主任、驻会副主任，机关各处室；特殊文件根据实际情况确定。以上送阅范围不印作抄送。

第二十五条　收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十六条　收到需要办理的公文，由办公室分管文秘的副主任提出拟办意见，填妥来文处理单，送领导批示后交有关部门办理。

收发人员接收计算机电子公文后，应作为公文按程序先行办理；收到正式公文后，应当将计算机电子公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。

通过会议等途径接收的公文，收文者应当及时交秘书处登记处理。

第二十七条　承办部门收到交办的公文后应当根据领导批示及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回秘书处并说明理由。

第二十八条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请办公室领导或秘书长协调或裁定。

第二十九条　审批公文时，对有具体办理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体办理事项的，圈阅表示已阅知。

第三十条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，秘书处要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《金华市政协机关档案工作细则》，及时收集、整理（立卷）、归档，以确保公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等有关材料齐全、完整。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映市政协的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十三条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十四条 归档范围的公文应当定期向档案部门移交。

第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十六条　办公室公文由秘书处统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十七条　经批准公开发布的公文，同办公室正式印发的公文具有同等效力。

第三十八条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室分管领导批准，可以销毁。

第三十九条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十条　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条　密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。